APPEL D’OFFRES – Production du cahier officiel du 36e Congrès et du rapport annuel de l’Association francophone des municipalités du N.-B.
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Date d’ouverture : 14 mai 2025
Date de fermeture : 6 juin 2025
Congrès annuel 2025 et rapport annuel
Association francophone des municipalités du N.-B. (AFMNB)
1. Contexte
L’Association francophone des municipalités du Nouveau-Brunswick (AFMNB) tiendra son 36e Congrès annuel du 17 au 19 octobre prochains à Fredericton. Ce rendez-vous annuel du monde municipal est devenu un incontournable et permet de rassembler, année après année, plus de 250 élu.es, membres du personnel-cadre, partenaires et dignitaires.
Le cahier officiel du congrès est envoyé à tous les participants, exposants et médias présents lors du congrès. Il contient toutes les informations relatives au congrès, que ce soit le programme, les noms et photos des panélistes et conférenciers pour chacun des ateliers, les partenaires, les exposants présents au salon de l’innovation municipale, les messages des délégués spéciaux, ainsi que le rapport annuel de l’Association.
2. Besoins spécifiques
- Mise en page du contenu (textes, publicités, photos, etc.)
- Cahier en format web (pdf) pouvant facilement être imprimé en format 8,5 x 11 pouces par les membres s’ils le souhaitent
- Une mise en page et un graphisme distingué reflétant les couleurs officielles du congrès annuel et de l’Association
- Cahier contenant deux sections distinguées ayant son propre thème de couleurs (congrès annuel et rapport annuel)
- Cahier d’un total d’environ 90 pages, incluant textes et photos. La version de l’année dernière peut être visionnée sur notre site web au lien suivant : https://www.afmnb.org/_files/ugd/c7710c_b86125a1a8b44e47b6fbd913bafbde85.pdf
3. Échéancier
a. Rencontre de démarrage pour spécifier les besoins: semaine du 23 juin 2025
b. Date limite pour recevoir le montage préliminaire de la page couverture et du graphisme du cahier : 11 juillet 2025
c. Date limite pour première ébauche du cahier : 1 septembre 2025
d. Période de modifications et corrections : 1 au 26 septembre 2025
e. Date limite pour recevoir la version finale du cahier : 3 octobre 2025
4. Propriété matérielle et droits d’auteur
a. Propriété matérielle: Si le contrat est accordé, les travaux réalisés par le fournisseur, y compris tous les textes, images et graphiques deviendront la propriété entière et exclusive de l’AFMNB, qui pourra en disposer à son gré.
b. Droits d’auteur: Si le contrat est accordé, le fournisseur cède et transfère à l’Association francophone des municipalités du Nouveau-Brunswick, qui accepte, tous les droits d’auteur sur tous les documents réalisés en vertu du présent contrat. Cette cession de droits d’auteur est consentie sans limites de territoire ni de temps et sans limites de quelque nature que ce soit.
5. Préparation de la soumission
a. Montant de la soumission en prenant soin de bien détailler les montants pour la conception, le graphisme et tout autre coût.
b. Preuves d’expérience similaire (réalisations qui s’apparentent au projet), le cas échéant.
6. Dépôt de la soumission
La date limite pour déposer une soumission est le 6 juin 2025 à 16h. Les soumissionnaires intéressés doivent faire parvenir leur documentation (incluant le cas échéant informations et/ou hyperliens vers des réalisations qui s’apparentent au projet) par courriel à l'adresse suivante :
7. Critères d’évaluation
a. Montant de la soumission
b. Qualité des preuves d’expériences similaires fournies, le cas échéant
c. Capacité à respecter l’échéancier des livrables
* Le comité d’évaluation se réserve le droit de n’accepter aucune des propositions. La soumission du moins-disant ne sera pas nécessairement retenue.
8. Contrat
Une entente officielle sera signée entre le fournisseur et l’AFMNB si le contrat est accordé.
* Le paiement sera fait à la réception de la facture une fois la version finale reçue. Un premier dépôt de 25% peut être fait à la signature de l’entente si le fournisseur le souhaite.
*Une pénalité de 5% par jour sur le paiement sera retenue si la version finale du cahier est reçue après la date fixée à l’échéancier.